Maintenant que le télétravail s’impose dans quasiment tous les domaines, de nouveaux enjeux liés à la digitalisation sont rencontrés au quotidien. Par exemple, comment organiser une réunion à distance et optimiser son efficacité ?
Exploiter les bons outils de travail à distance
Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour travailler en groupe à distance, et notamment organiser des réunions. Ce sont des logiciels, templates et plateformes qui permettent d’effectuer des vidéoconférences, partager des idées en temps réel et même signer des documents électroniques. Le whiteboard par exemple est indispensable pour les réunions et il existe effectivement des solutions pour le remplacer en ligne. Travailler sur une plateforme qui vous procure des outils de brainstorming est alors une bonne idée.
Bien préparer la réunion : objectif et agenda
Cela paraît évident, mais c’est important de bien déterminer l’objectif d’une réunion en ligne. En se faisant, vous découvrirez s’il est vraiment nécessaire d’organiser cette réunion ou s’il est possible de mener la tâche autrement. Vous pourriez ainsi vous focaliser sur les choses vraiment importantes lors des réunions en ligne. Il faudra ensuite mettre en place l’agence à suivre lors du meeting et à partager au préalable avec les participants pour qu’ils puissent se préparer. Une réunion ne peut pas être productive sans une bonne préparation.
Bien préparer la réunion : structure optimale
Toujours dans le cadre de la préparation de votre réunion, vous aurez à structurer celle-ci pour assurer son bon déroulement. C’est toujours apprécié d’entamer la conférence en faisant part d’une bonne nouvelle telle un nouveau projet ou l’atteinte d’un objectif de l’entreprise. Annoncez ensuite la raison de la réunion et vos attentes avant de poursuivre la discussion selon l’agenda fixé. Un modérateur, à présenter au départ, doit éventuellement être appointé pour gérer la réunion et veiller à ce que toutes les règles soient respectées.
Tester les équipements avant de commencer
C’est un point qu’on oublie souvent lors des réunions en ligne et qui peut pourtant avoir de véritables conséquences. Il s’agit de tester les équipements et les outils web à utiliser pendant la réunion, pour vérifier que la connexion est établie, la qualité du son et de la vidéo. Ces petits problèmes peuvent gêner le déroulement de la séance, causer des retards et limiter la productivité d’un ou de plusieurs participants. Vous pouvez faire ceci, avant la réunion, avec l’accompagnement du modérateur et de quelques autres participants.
Savoir gérer la réunion et après la réunion
Tout est prêt, il ne vous reste plus qu’à entamer votre réunion à distance. Sachez alors que celle-ci est différente d’une réunion en personne à plusieurs niveaux. Par exemple, le rythme d’un meeting online doit être assez lent en raison du retard causé par les systèmes de communication. Si tous les participants ne sont pas en vidéocall, vous aurez à décrire avec précision les éléments qu’ils ne peuvent pas voir. À la fin de la réunion, c’est important de résumer tout ce qui a été discuté, revoir l’objectif tracé, partager les notes, etc.
Vous comprenez donc que pour organiser une réunion de travail efficace, il faudra accorder toute l’importance à sa préparation.
